Dwi Septiani: MEMBUAT PERENCANAAN BAGI USAHA BARU DAN MENEMPATKAN SDM

NAMA : DWI SEPTIANI

KELAS : 2DA02

TUGAS : SOFTSKILL 3

1. PERENCANAAN USAHA BARU

A. Pengertian Perencanaan, unsur-unsur perencanaan dan alasan utama diperlukan perencanaan.

Ø Pengertian Planning (perencanaan) dalam Organisasi

Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa:planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective.Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa : “ Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.”

1. Batasan Perencanaan

Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

Ø Unsur Perencanaan

1) Tindakan apa yang harus dikerjakan.

2) Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan.

3) Dimana tindakan tersebut dilakukan.

4) Kapan tindakan tersebut dilakukan.

5) Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut.

6) Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Ø Alasan Mengapa Perencanaan Diperlukan dalam Kegiatan

Perencanaan merupakan proses penetapan tujuan dari suatu organisasi, strategi pencapaian tujuan organisasi serta langkah-langkah teknis yang dilakukan sehingga tujuan organisasi tersebut dapat tercapai. Orang sering tidak menyadari betapa pentingnya perencanaan tersebut dan cenderung melakukan sesuatu tanpa perencanaan. Ada kutipan yang mengatakan "Everything won't go as smooth as planned ~ Semua tidak akan berjalan selancar yang telah direncanakan". Bahkan sesuatu hal yang telah direncanakan belum tentu akan berjalan mulus sesuai dengan harapan dan mungkin akan mengalami gangguan pada saat pelaksanaannya. Apabila suatu kegiatan dilaksanakan tanpa perencanaan tentunya malah akan memiliki resiko yang lebih banyak dalam menjumpai gangguan pada saat pelaksanaannya. Untuk kegiatan-kegiatan kecil mungkin saja perencanaan belum memiliki efek yang berarti apabila menemui kendala pada saat kegiatan berlangsung. Akan tetapi, apabila kegiatan berskala besar, maka dapat berakibat gagalnya kegiatan tersebut atau dalam bisnis maka akan mengakibatkan keerugian yang sangat besar.

Perencanaan berperan besar dalam menekan resiko terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Dengan perencanaan, kita dapat memprediksi hal-hal tidak diinginkan yang mungkin akan terjadi di masa depan dan melakukan tindakan antisipasi semenjak dini. Contohnya adalah 2 orang manager A dan B. Manager A merencanakan perkembangan perusahaannya dan dalam rencananya tersebut dia telah memprediksi akan terjadi inflasi yang apabila ditangani secara cepat tidak akan berakibat fatal akan tetapi apabila tidak maka akan berakibat pada bangkrutnya perusahaan. Sesuai prediksinya, inflasi tersebut terjadi dan sesuai dengan rencana yang telah dibuatnya, dia berhasil mengurangi dampak inflasi sehingga kerugian yang dialami perusahaannya tidak besar. Sedangkan manager B tidak memiliki perencanaan sama sekali. Pada saat inflasi terjadi, manager B baru mulai mencari langkah pencegahan dan pada akhirnya terlambat untuk mengambil tindakan sehingga perusahaannya bangkrut. Dari contoh tersebut, kita dapat melihat pentingnya perencanaan sebagai pedoman dalm menunjang pengambilan keputusan, terutama pada saat kritis dimana keputusan cepat akan berakibat sangat fatal untuk perkembangan organisasi.kegiatan di kemudian hari.

B. Sebutkan beberapa manfaat, tipe dan klasifikasi perencanaan.

§ Manfaat Suatu Perencanaan

a) Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

b) Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah utama.

c) Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

d) Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat.

e) Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

f) Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

g) Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

h) Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

i) Menghemat waktu, usaha, waktu dan dana

§ Tipe Perencanaan

Dalam suatu organisasi, rencana dirinci melalui tingkatan-tingkatan yang membentuk hierarki dan parallel dengan struktur organisasi. Ada dua tipe utama, yaitu:

1. Rencana Strategik, merupakan rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan organisasi yang luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.

2. Rencana Operasional, merupakan penguraian rinci bagaimana rencana strategik dapat dicapai.

· Rencana Sekali Pakai

· Rencana Tetap

§ Pengklasifikasian perencanaan:

1) Bidang fungsional, ini mencakup rencana produksi, rencana pemasaran, rencana keuangan dan rencana personalia.

2) Tingkatan organisasional, ini termasuk keseluruhan organisasi atau Satuan-satuan kerja.

3) Karakteristik (sifat rencana), ini meliputi faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitas dan kualitas.

4) Waktu, ini menyangkut rencana jangka pendek, rencana jangka menengah, dan rencana jangka panjang.

5) Unsur-unsur rencana, ini dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan peraturan dan sebagainya.

2. PENEMPATAN SDM DALAM ORGANISASI KEWIRAUSAHAAN.

A. Sebutkan sumber-sumber tenaga kerja dan bagaimana tahapan proses seleksi

v Sumber Tenaga Kerja

- Sumber Intern

Ada tiga sumber penawaran intern, yaitu :

1) Penataran (Upgrading) yaitu dengan mendidik dan memberi latihan.

2) Pemindahan (transferring) yaitu posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhan.

3) Pengangkatan (promoting) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi.

- Sumber Ekstern

Sumber ekstern penwaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, imigrasi dan migrasi.

v Tahapan Proses Seleksi

Proses seleksi dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya:

1. Persiapan penerimaan para pelamar yang akan mengikuti seleksi.

2. Menyelengarakan berbagai macam tes.

3. Wawancara.

4. Penelitian latar belakang pelamar.

5. Evaluasi medis.

6. Penelitian pendahuluan tentang kecakapan, pengetahuan dan keterampilan pelamar.

7. Pengambilan keputusan apakah lamaran diterima atau ditolak.

8. Membuat penawaran kerja.

B. Bagaimana latihan dan pengembangan serta teknik yang dilakukan untuk karyawan lama dan baru.

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN SDM

1. Pengembangan : upaya meningkatkan keterampila dan pengetahuan karyawan lama dan baru yang dibutuhan saat ini maupun dimasa mendatang pengembangan lebiuh berorientasi kepada masa depan dan lebih peduli terhadap pendidikan, yaitu peningkatan kemampuan seseorang untuk memahami dan menginterpretasikan pengetahuan bukan mengajarkan keterampilan teknis.

Tujuan :

1. Menambah pengetahuan karyawan

2. Mempersiapkan karyawan untuk promosi

3. Memenuhi kebutuhan pertumbuhan pribadi

4. Membantu memecahkan persoalan operasional

2. Orientasi kinerja : proses yang ditujukan untuk memperkenalkan dengan rekan-rekan kerja/proses pengenalan karyawan dengan karyawan lama atau juga sebagai kegiatan memperkenalkan karyawan baru dengan rekan kerjanya dan dengan organisasi, yaitu : informasi mengenai tujuan, sejarah, prosesdur, aturan-aturan, misi, visi, kebijakan SDM yang penting. Misalnya : jam kerja, penggajian.

Tujuan :

a) Membantu karyawan dalam memahami lingkungan tempat kerja.

b) Mempercepat karyawan untuk dapat terima dalam kelompok kerjanya.

c) Memahami sikap, standar, nilai dan pola yang berlaku dalam perusahaan bagi karyawan baru.

d) Mengurangi perasaan tegang, cemas dan khawatir para karawan.

e) Memperbaiki semangat kerja.

f) Membantu dalm meningkatkan produktivitas dan kualitas pekerjaan.

g) Membantu karyawan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.

h) Memperbaiki pengetahuan dan keterampilan kerja pada semua tingkat dalam organisasi.

i) Membantu mengembangkan keterampilan kepemimpinannya.

j) Membantu karyawan dalam membuat keputusan yang lebih baik dan efektif

Proses :

· Memberi informasi kepada karyawan

· Melaksanakan pekerjaan secara memuaskan

· Menjelaskan secara pasti sifat dan jabatan

· Estensi tujuan karyawan perusahaan

Materi :

· Profil organisasi : misi, visi

· Peraturan pekerjaan perusahaan

· Berbagai fasilitas yang mungkin dapat digunakan/tidak

· Pengenalan kondisi lingkungan kerja dan pengenalan tugas- tugas

3. Pihak-pihak yang betanggung jawab dalam pelatihan :

ü Manajemen top : memiliki tanggung jawab kebijakan dan prosedur untuk melaksanakan pelatihan dan penyediaan anggaran.

ü Departemen SDM : membantu manajer lini dalm pelatihan dan pengembangan dengan menyediakan skill dan sumber daya serta terlibat dalam mensponsori program pelatiahan.

ü Penyelia : mendorong karyawan untuk mengembangkan diri mereka dan menyediakan waktu agar pelatihan dapat berjalan.

ü Karyawan : memliki tangggung jawab dalam pengembangan karir dan pencapaian tujuan perusahaan

4. Tahap-tahapan program pelatihan :

1. Analisis kebutuhan pelatihan :

Mengidentifikasi keterampilam prestasi kerja khusus untuk memperbaiki kinerja dan produktivitas.

Menganalisis karakterisitik peserta.

Mengembangkan pengetahuan khusus yang dapat diukur dan objektif

2. Rancangan instruksional

Kumpulkan sasaran insruksional, metode dan media.

Pastikan semua bahan seperti naskah, video, pedoman pemimpin dan buku kerja peserta, cocokan dengan sasaran belajar

Tangani secara hati-hati semua unsure program

3. Validitas

Pelatihan diperkenalkan dan validitasi sebelum disajikan kepada peserta.

Sajikan ikhtisar dan tugas.

Mulailah dari yang diketahui-yang tidak diketahui-mudah-sulit.

Sesuiakan dengan ketepatan penyajian dan perbedaan perorangan.

Bicara seluruh tugas dan jelaskan setiap tahapannya.

4. Implementasi

Peserta :

karyawan baru : yang diberi yaitu keahlian dalm mengerjakan pekerjaan lebih efektif dan efisien

karyawan lama : promosi jabatan.

Pelatih internal: seseorang yang ditugaskan dari dalam perusahaan
eksternal : dari luar perusahaan atau dari lembaga-lambaga pendidikan dan pelatihan

gabungan : keduanya

Metode :

1. on the job tranning : melatih karyawan untuk mempelajari pekerjaan langsung ditempat kerja sesungguhnya seperti magang, rotasi, cooching

keuntungan : biaya lebih murah, karyawan melakukan pekerjaan sesungguhnya bukan yang diistimulasikan, karyawqan mendapt insruksi dari karyawan yang berpengalaman, Pelatihan informal tidak mahal mudah dijadwalkan, program ini membantu memotivasi kerja yang kuat.
kelemahan : pelatih tidak termotivasi untuk melatih pelatihan sehingga pelatiahn serampangan, pelatih mugkin melaksanakan pekerjaan yang baik namun kurang memiliki kemampuan melatih, tidak efektif, keterbatasan waktu pelatih.

2. Off the job tranning : tranning, pembelajaran terprogram, studi kasus, seminar

5. Evaluasi :

o Reaksi : apakah mereka menyukai program itu ?, apakah mereka anggap pelatihan ini bermanfaat?

o Pembelajaran

o Prilaku : apakah masih ada keluhan konsumen(misalkan dibagian pemasaran)

o Hasil : apakah keluhan konsumen berkurang, apakah perlu karyawan baru, apakah kuota produksi tercapai.

Analisis kebutuhan pelatihan perlu dilakukan karena :

§ Untuk menentukan analisa juga, agar program pelatihan yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan ynag diperlukan oleh karyawan –program pelatihan-produktivitas meningkat.

§ Untuk analisa prestasi kerja

§ Tanpa analisa terlebih dahulu program pelatihan yang diberikan tidak sesuia dengan sasaran perusahaan

Proses pelatihan dan pengembangan

1. Sasaran : penetapan secara jelas sasaran yang harus dicapai

2. Kurikulum : kurikulum atau mata pelajaran yang akan diberikan harus mendukung tercapainya sasaran dari pengembangan.

3. Peserta : menetapkan syarat-syarat dan jumlah peserta yang dapat mengikuti pengembangan seperti usia, jenis kelamin, pengalaman pekerjaan

4. Pelatih : bedasarkan kemampuan objektif (teoritis dan praktik)

5. Pelaksanaan : melaksanakan proses belajar mengajar artinya setiap pelatih mengajarkan materi kepada peserta

Sasaran pelatihan :

Setiap pengembangan harus terlebih dahulu ditetapkan secara jelas sasaran yang ingin dicapai. Apakah sasaran untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan teknis mengerjakan pekerjaan ataukah untuk meningkatkan kecakapan memimpin dan keahlian konseptual. Penetapan sasaran harus didasarkan kepada kebutuhan jabatan atau pekerjaan dari karyawan yang bersangkutan.

metode pengembangan :

1. Metode pelatihan :

berdasarkan kepada kebutuhan pekerjaan tergantung pada berbagai faktor, yaitu :biaya, jumlahpeserta, tingkat pendidikan dasar peserta, latar belakang, dan lain-lain. metode latihan: on the job, vestibule, demonstration and example, simulation, apprenticeship, classroom method.

2. Metode pendidikan :

untuk meningkatkan keahlian dan kecakapan manajer memimpin para bawahannya secara efektif. seseorang manajer yang efektif pada jabatannya akan mendapt hasil yang optimal.

Metode pendidikan menurut Andrew F.Sikula (1981: 243-274)

a) Tranning methods : metode latihan di dalam kelas yang juga dapat digunakan sebagai metode pelatihan.

b) Under study :teknik pengembangan yang dilakukan dengan praktek langsung bagi seseorang yang dipersiapkan untuk menggantikan jabatan atasannya.

c) Job rotation and planned progression : teknik pengembangan dengan cara memindahkan peserta dari suatu jabatan lainnya secara periodic untuk menambah keahlian dan kecakapannya di setiap jabatan.

d) Coaching and counseling : dengan cara atasan mengajarkan keahlian dan keterampilan kerja kepada bawahan.

e) Junior board of executive or multiple management.

f) Business games.

g) Sensitive training.

h) Other development method

Referensi :

ü http://www.majalahpendidikan.com/2011/05/langkah-langkah-rekrutmen-dan-seleksi.html

ühttp://ariefharahap.blogspot.com/2012/06/pelatihan-dan-pengembangan-sumber-daya.html

ü http://www.scribd.com/doc/2478903/Manajemen-Sekolah

ühttp://all-about-trick.blogspot.com/2009/06/makalah-manajemen-tentang-perencanaan.html

ühttp://zzzfadhlan.wordpress.com/2010/11/05/beberapa-pengertian-planning-perencanaan-dalam-organisasi/

ühttp://mte2010-ti-usu-b.blogspot.com/2011/09/alasan-mengapa-perencanaa-diperlukan.html